BÖLÜM 1 — Giriş: Burundi ECTN’nin Amacı
ECTN (Electronic Cargo Tracking Note), gönderi bazında; yükün kimliği, değeri ve taşıma zinciri verilerinin ön bildirim olarak toplanıp bir referans numarasıyla izlenebilir hale getirilmesini sağlar. Burundi özelinde, yük çoğunlukla denizyoluyla Dar es Salaam (TZ) veya Mombasa (KE) limanlarına boşaltılır; ardından kara taşımacılığıyla Burundi’ye transit olur. ECTN’nin amacı, bu zincir boyunca tutarlılık ve önden risk kontrolü sağlamaktır.
Bu yazı, sitendeki Burundi ECTN Belgesi / Sertifikası sayfanı teknik yönden otorite seviyesine taşıyan destek dökümanıdır. Genel kavram/özet isteyen kullanıcıları CTN Belgesi Nedir? sayfana yönlendirerek kümeyi tamamlayacağız.
BÖLÜM 2 — Kavramlar: CTN/ECTN/BESC
- CTN / ECTN / BESC (Bordereau de Suivi des Cargaisons): Ülkeye göre isim farklılaşsa da işlev aynıdır: elektronik takip ve ön doğrulama.
- Belge türü: ECTN sevkiyat bazlıdır; fatura–PL–BL ile eşleştirilerek numaralandırılır.
- Sistem etkisi: ECTN numarasının armatör/acenteye iletilmesi ve manifestoya işlenmesi gerekir; varış öncesi doğrulamalar bu numara üzerinden yapılır.
- Burundi pratiği: Nihai varış ülkesi Burundi olan denizyolu gönderilerinde (POD farklı bir ülke limanı olsa bile) ECTN “final destination” verisine göre istenir; transit–koridor eşleşmesi kritik hale gelir.
BÖLÜM 3 — Kapsam ve Zorunluluk
3.1. Hangi gönderiler?
- Denizyolu kaynaklı yükler (container FCL/LCL, breakbulk).
- Hava/karayolu için ECTN tipik olarak aranmaz; Burundi için denizyolu transitlerinde odak ECTN’dir.
- Kapsam dışı istisnalar (özel diplomatik zırh vb.) olsa bile işletmeler için genel kural ECTN zorunluluğudur.
3.2. Transit–Koridor Mantığı
- Central Corridor: Dar es Salaam → Kigoma/Isaka → Burundi.
- Northern Corridor: Mombasa → Nairobi/Naivasha → Malaba/Busia → Burundi.
- ECTN, nihai ülke Burundi olduğu için dosyada yer almalı; POD başka ülkede olsa bile ECTN final consignee ve final destination verileriyle uyuşmalı.
BÖLÜM 4 — Roller ve Sorumluluklar
- İhracatçı (Shipper/Seller): Fatura & PL’yi zamanında ve teknik isim + ticari isim uyumuyla sağlar; HS (GTİP) önerisini iletir; menşe/üretici bilgilerini hazır tutar.
- İthalatçı (Consignee/Buyer): Gerekirse ithalat lisansı/yerel temsil/numune izinleri; pre-validation sorularında hızlı dönüş.
- Forwarder/NVOCC: BL (HBL) düzenler; ECTN kaydını açar; armatör/acenteyle numara–manifesto eşleşmesini takip eder.
- Armatör/Acenta: MBL, manifest, ekipman kimliği; ECTN numarasının manifestoya işlenmesi.
- Gümrük müşaviri/yerel temsil (varsa): Transit geçiş formaliteleri, final clearance uyumu.
BÖLÜM 5 — Zorunlu Belgeler
- Ticari Fatura (Commercial Invoice) — Ünvan/adres, mal tanımı (teknik + ticari), HS, değer, Incoterms.
- Çeki Listesi (Packing List) — Paket tipi/sayısı, net/brüt, ebatlar, m³ (LCL/breakbulk kritik).
- Konşimento (Bill of Lading) — HBL/MBL, vessel/voyage, container no/type (FCL), POL/POD, transit/aktarma limanları.
- Navlun Faturası — Prepaid/Collect bilgisi; CFR/CIF uyumu.
- Menşe Beyanı (gerektikçe sertifika veya üretici beyanı).
- Sözleşme/Proforma (istenirse – mutabakat ve Incoterms teyidi).
BÖLÜM 6 — Veri Şeması (Alan–Kaynak Eşlemesi)
Aşağıdaki tabloyu ekip içinde kopyala-yapıştır kullanın:
| Alan | Kaynak | Doğrulama Notu |
|---|---|---|
| Shipper (Gönderici) | Fatura / BL | Ünvan ve adres birebir yazım |
| Consignee (Alıcı) | Fatura / BL | Vergi/ID (varsa) ve unvan uyumu |
| Notify | BL | Consignee ile aynı/ farklı olabilir; BL ile birebir |
| Goods Description | Fatura / PL | Teknik + ticari isim birlikte |
| HS (GTİP) | Fatura | Mal tanımıyla mantıksal uyum |
| Qty/Units | Fatura / PL | Adet, set, kg; tutarlı birim |
| Packages/Type | PL | Koli/Palet/Kasa; sayısı net |
| Net / Gross | PL | Konteyner ağırlığını brüte katma |
| Dimensions / m³ | PL | LCL/breakbulk için şart |
| Container No/Type | BL | FCL’de zorunlu; LCL’de konsolidasyon bilgisi |
| POL / POD | BL | Port adları ve kısaltmaları aynı yazım |
| Transshipment | BL | Aktarma liman(ları); ETA/ETD güncel |
| Incoterm (+ yer) | Fatura | FOB/CFR/CIF… yer ile birlikte |
| Freight (P/C) | Navlun Faturası / BL | Prepaid–Collect uyumu |
| BL No / Date | BL | HBL/MBL referansları |
| Final Destination | Fatura / BL notu | Burundi ile tutarlı ibare |
BÖLÜM 7 — Süreç: Pre-Validation → Validation → Release → Amendment
- Veri Toplama & Ön Kontrol
- Fatura/PL’nin “tamamlanmış” sürümü + BL draft talebi.
- HS, Incoterms ve final destination (Burundi) ibaresi teyit edilir.
- Pre-Validation
- ECTN ekranına alanlar girilir; sistemsel uyarılar erken görülür.
- Eksik/şüpheli alanlar için ihracatçı/forwarder/ithalatçı ile liste paylaşılır.
- Validation (Onay & Ücret)
- BL draft geldikten sonra validation tamamlanır; ECTN numarası üretilir.
- Navlun Prepaid/Collect bilgisi BL ve navlun faturası ile aynı olmalı.
- Release (Nihai)
- ECTN numarası armatör/acenteye iletilir; manifestoya işlenmesi yazılı teyit edilir.
- İthalatçıya ECTN referansı gönderilir (varsa QR veya PDF görüntüsü).
- Amendment (Revizyon)
- BL No/Consignee/HS/Pkgs/Container/ETA değişirse amendment açılır.
- Ücret doğurabilir; manifest kapanmadan tamamlanmalıdır.
Not: Çoğu gecikme, pre-validation’da görülen uyarıların gözden kaçması veya manifestoda ECTN no’nun işlenmemesi yüzünden olur.
BÖLÜM 8 — BL Yapıları: Master vs House, LCL/FCL, Konsolidasyon
- MBL (Master BL): Armatör keser; gemi, konteyner, ekipman kimliği burada kesinleşir.
- HBL (House BL): Forwarder keser; LCL/konsolidasyonun mal tanımı/miktar detayını verir.
- LCL (Parsiyel): HBL kritik; MBL altında birden çok HBL toplanır.
- FCL: Container no/type alanları zorunludur; ECTN’de bu alanlar MBL/HBL ile uyumlu olmalı.
- Transshipment: Aktarma limanları/ETA–ETD güncellemeleri amendment tetikleyebilir.
Pratik: Burundi hattında Mombasa/Dar es Salaam → iç hat rail/road kombinasyonları yaygındır; HBL’deki mal açıklaması final consignee (Burundi) ile tutarlı ibareler taşımalıdır.
BÖLÜM 9 — Zamanlama ve SLA
- Rezervasyon: Forwarder belirlendiği gün fatura/PL taslak paylaşın.
- Yükleme öncesi 48–72 saat: Pre-validation bitmiş olsun.
- Yükleme günü/ertesi: BL draft → validation → ECTN no üretimi.
- ETA’dan 3–5 gün önce: Aktarma/ETA değiştiyse amendment kontrolü.
- Varış: İthalatçının dosyasında ECTN referansı mevcut, manifesto işlenmiş olmalı.
İç SLA önerisi:
- İlk belge kontrolü: 24 saat
- Pre-validation: 24–48 saat
- BL draft sonrası validation: aynı gün
- Amendment: Bildirimden 24 saat içinde
BÖLÜM 10 — Ücret Yapısı (Genel Çerçeve)
- Kayıt ücreti (base): ECTN açılışı.
- Validation ücreti: Kimi durumlarda ayrışır.
- Amendment ücreti: Alan değişikliği başına.
- İptal (void): Operasyon maliyeti doğurabilir.
- Hızlandırma: SLA dışı acil durumlar için ek ücret talep edilebilir.
Maliyet kontrolü:
- Belgeleri ilk günden toplayın; BL draft’ı erken isteyin.
- Navlun ve Incoterms bilgilerini netleştirerek amendment riskini azaltın.
- Konsolidasyonda HBL metinlerini önceden görün.
BÖLÜM 11 — Hata Kataloğu (15+ Madde) ve Çözümler
- Consignee yazımı farklı → Faturadaki birebir yazımı kullanın (noktalama dahil).
- HS kodu ile mal tanımı çelişkili → Teknik isim + ticari isim birlikte; gümrük müşaviri ile teyit.
- Net/Brüt karışıklığı → PL’deki net/brütü baz alın; konteyner ağırlığını brüte eklemeyin.
- Paket tipi/sayısı boş → Koli/Palet/Kasa vb. tip ve adet zorunlu; LCL’de kritik.
- Incoterm eksik → Fatura üzerinde “Incoterm + yer” şart.
- Navlun Prepaid/Collect tutarsız → BL ve navlun faturası aynı olmalı.
- POD/Final Destination uyuşmaz → POD Dar/Mombasa olabilir ama final Burundi ibaresi ECTN’de görünmeli.
- Container no/type eksik → FCL’de zorunlu; LCL’de konsolidasyon bilgisiyle telafi.
- ETA/ETD değişti → Amendment açın; manifestodan önce bitirin.
- Menşe beyanı yok/çelişkili → Fatura menşe beyanı ve üretici bilgisiyle tutarlılık.
- Yük tanımı çok genel (“Goods”) → Teknik + ticari isim birlikte yazın.
- HBL/MBL alan farkları → HBL mal/miktar; MBL ekipman/gemi – ECTN’de eşleştirin.
- Forwarder değişimi → Numara transferi/kapama prosedürü gerekebilir.
- Breakbulk ölçü eksik → PL’de ölçü ve m³ olmadan dosya açmayın.
- Yetkilendirme eksik → İthalatçı vekalet/temsil belgesi hazır bulunsun.
- Final consignee yanlış → Burundi’deki alıcı ünvan/adres güncel olmalı.
- Transshipment limanı atlandı → Aktarma limanı ve ETA eklenmeli.
BÖLÜM 12 — Gümrük & Doğrulama (Manifesto Eşleşmesi)
- ECTN numarası, armatör/acenteye yazılı olarak iletilir ve manifestoya işlenir.
- Eşleşmeyen alanlar (Consignee, HS, Qty/Unit, Container, POD/Final Destination) duruma alınabilir.
- Manifesto kapanmadan önce acente ile “ECTN no işlendi” teyidi alın (e-posta ile).
- İthalatçı tarafında, varış öncesi dosyaya ECTN referansını koymak ve sahada teyit almak gecikmeyi önler.
BÖLÜM 13 — Koridor Pratikleri (Dar es Salaam & Mombasa)
13.1. Central Corridor (Dar es Salaam → Burundi)
- MBL: POD Dar; final destination Burundi.
- Rail/Road: Dar es Salaam’dan iç hat demiryolu/karayoluna aktarım.
- Operasyon notu: ECTN’de transit/aktarma bilgileri ve ETA güncel tutulmalı.
13.2. Northern Corridor (Mombasa → Burundi)
- MBL: POD Mombasa; HBL’de final consignee Burundi.
- Road/Rail: Mombasa–Nairobi–Naivasha hattı üzerinden kara/demiryolu.
- Operasyon notu: Konsolidasyonlarda HBL mal açıklaması detaylı olmalı; MBL ekipmanıyla tutarlı.
BÖLÜM 14 — Incoterms Senaryoları
- FOB: ECTN’yi pratikte çoğunlukla alıcı/forwarder açar; satıcı veri akışını hızlandırır.
- CFR/CIF: ECTN takibi büyük ölçüde satıcı veya onun forwarder’ındadır.
- EXW/FCA: Zincir alıcıda; satıcı belgeleri hızlı sağlar; ECTN koordinasyonunu netleştiren bir “ECTN responsibility” maddesi sözleşmeye yazılmalıdır.
BÖLÜM 15 — Sektörel Mini Kılavuzlar
15.1. Proje Kargo / Breakbulk
- Ölçüler/m³: PL’de zorunlu; sahada teyit edilmeden kayıt açmayın.
- Ambalaj tipi: Kasa/Crate; forklift/krankaldırma uyarıları etiketlenmeli.
- BL açıklaması: “Cargo description” ayrıntılı yazılmalı.
15.2. FCL (Tam Konteyner)
- Container No/Type: ECTN’de MBL/HBL ile aynı.
- Ağırlık: VGM bilgileri PL’deki brüt ile çelişmemeli (ECTN brütüne konteyner ağırlığı eklenmez).
- Prepaid/Collect: BL & navlun faturasıyla birebir.
15.3. LCL (Parsiyel)
- HBL önceliği: Mal tanımı/miktar HBL’de detaylıdır.
- Konsolidasyon cut-off: ECTN pre-validation erken tamamlanmalı.
Shipper/Consignee: Fatura ile birebir yazım (noktalama dahil)
Goods Desc: Teknik + ticari isim; “goods/general cargo” gibi genelleyici ifadelerden kaçın
HS: Faturayla aynı; birden fazla HS varsa satır satır planlayın
Qty/Unit: Adet/set/kg ayrımı net
Pkgs/Type: Koli/Palet/Kasa – sayısı zorunlu
Net/Gross: PL’den; konteyner ağırlığını brüte katmayın
Container: FCL’de zorunlu; LCL’de konsolidasyon notu
POL/POD: BL ile aynen
Freight: Prepaid/Collect uyumu
Incoterm: Faturada terim + yer
Final Destination: Burundi – HBL/MBL ve fatura ile tutarlı
ECTN ile İlgili İçerikler
BÖLÜM 18 — SSS (Teknik)
1) Burundi ECTN’yi ne zaman almalıyım?
BL draft gelir gelmez validation yapılmalı; yükleme öncesinde pre-validation tamamlanırsa ret riski azalır.
2) MBL mi HBL mi esas?
Konsolidasyonlarda HBL mal/miktar açıklamasında daha detaylıdır; MBL ekipman ve gemi verisinde esastır. ECTN’de ikisi de uyumlu olmalı.
3) POD Dar/Mombasa ama final Burundi; ECTN gerekir mi?
Evet, nihai ülke Burundi ise ECTN dosyada yer almalı; HBL/MBL ve fatura metinleri final destination ile tutarlı olmalı.
4) HS yanlış seçilirse ne olur?
Validation’da ret ve/veya varışta gecikme. HS, teknik + ticari mal tanımıyla uyumlu olmalı.
5) Amendment hangi değişimlerde şart?
BL no/tarihi, Consignee, HS, Qty/Unit, Pkgs, Container no/type, ETA/ETD değişimlerinde.
6) ECTN no manifestoya yazılmadı; çözüm?
Acenteyle manifesto kapanmadan yazılı teyit alın; gerekirse amendment + yeniden validation.
7) LCL’de m³ zorunlu mu?
Evet, LCL/breakbulk’ta ölçüler ve m³ kritik; PL’den alın.
8) Navlun Prepaid/Collect fark etmese de olur mu?
Hayır; BL ve navlun faturasıyla aynı olmalı, aksi çelişki yaratır.
9) Final consignee hatalı yazılmışsa?
Amendment açın; fatura & HBL metinlerini de düzeltin.
10) İç hat gecikmeleri ECTN’yi etkiler mi?
ETA/ETD ve transshipment değişirse amendment ihtiyacı doğabilir; dosyayı güncel tutun.
11) Proje kargoda ek belge ister mi?
Ambalaj tipi/uyarı etiketleri/ölçüler ve m³ detayları şart; risk gerektiriyorsa fotoğraflar eklenmeli.
12) ECTN ücretini kim öder?
Sözleşmeye bağlıdır; ECTN responsibility maddesini teklif/PO’da netleştirin.