Cibuti ECTN’nin Amacı
Cibuti ECTN (Electronic Cargo Tracking Note), denizyolu yüklerinin ön bildirim ve izlenebilirlik amacıyla talep edilen, sevkiyat bazlı bir belgedir. Amaç; gemiye yüklenen eşyanın kimlik, menşe, ticari değer ve taşıma zinciri bilgilerini tek bir referans numarası üzerinden doğrulamak ve izlemektir. Çoğu ülkede CTN/ECTN/BESC gibi farklı kısaltmalar kullanılır; Cibuti için pratikte “ECTN” ifadesi yerleşiktir.
Bu teknik yazı, sitendeki Cibuti ECTN Belgesi / Sertifikası sayfanı teknik otorite açısından destekler. Ekran anlatımı/özet bilgi isteyenleri ise CTN Belgesi Nedir? genel rehberine yönlendireceğiz.
Bu sayfadan beklenen çıktı:
- ECTN’da hangi veri alanları gerekiyor?
- BL türüne göre (Master/House) uygulama nasıl etkilenir?
- Hangi belgelerden hangi alanlar çekilir?
- En sık “ret” nedenleri neler ve nasıl önlenir?
- Zamanlama/SLA nasıl yönetilir?
- İç ekip ve tedarik zinciri için kopyala-yapıştır kontrol listeleri.
BÖLÜM 2 — ECTN Kavramsal Çerçeve
2.1. Adlandırmalar ve Cibuti’ye özgü tablo
- CTN / ECTN / BESC / BSC: Ülkeye göre isim değişir, işlev benzerdir: elektronik izleme ve ön bildirim.
- Cibuti için uygulama ECTN olarak anılır; gönderi bazında düzenlenir, fatura ve BL ile eşleştirilir.
2.2. ECTN ile ne hedefleniyor?
- Gümrük öncesi doğrulama: Yük bilgileri gemi manifestosu ile uyumlu mu?
- Risk analizi: Menşe, ticari değer, HS/G.TİP ve rota bilgilerinin erkenden kontrolü.
- İstatistik ve izlenebilirlik: Taşıma zincirinin uçtan uca izlenmesi.
BÖLÜM 3 — Zorunluluk ve Kapsam
3.1. Hangi gönderilerde ECTN gerekli?
- Çekirdek alan denizyolu (sea freight). Hava/karayolu için ECTN tipik olarak aranmaz (ayrı programlar olabilir).
- Konteyner (FCL/LCL) ve breakbulk (dökme/parça yük) sevkiyatlarda istenir.
3.2. Incoterms senaryoları — “Kim takip eder?”
- FOB: Satıcı gemiye kadar; alıcı navlunu üstlenir. Pratikte ECTN’yi çoğu zaman alıcı veya onun forwarder’ı açar; ancak satıcı verileri hızlı sağlamalıdır.
- CFR/CIF: Satıcı navlunu (ve CIF’de sigortayı) üstlenir. ECTN takibi çoğunlukla satıcı/forwarder üzerindedir.
- EXW/FCA: Lojistik zinciri alıcıda; satıcı belgeleri hazır tutar, veri akışını hızlandırır.
İpucu: Sözleşmeye “ECTN sorumluluğu” maddesi eklenirse (kimin açacağı, kim ödeyeceği) sahada sürtünme minimuma iner.
BÖLÜM 4 — Roller ve Sorumluluklar
- İhracatçı (Gönderici/Seller/Shipper): Ticari belgeleri (fatura, PL) zamanında hazırlar; mal tanımı, menşe, ölçüler/net/brüt, paket sayıları ve HS/GTİP önerisini forwarder’a iletir.
- İthalatçı (Alıcı/Consignee): Gerekirse yerel temsil/ithalat lisans bilgilerini sağlar; pre-validation onaylarında iş birliği yapar.
- Forwarder/NVOCC: BL oluşturur; ECTN başvurusunu yapar; armatör/acenteyle koordinasyon sağlar; numara ve onay takibini yürütür.
- Armatör/Acenta: Manifesto (AMS/EDI) ve BL verilerini finalize eder; ECTN numarasının manifestoya doğru işlenmesini sağlar.
BÖLÜM 5 — Zorunlu Belgeler & Veri Alanları
5.1. Zorunlu belgeler
- Ticari Fatura (Commercial Invoice)
- Çeki Listesi (Packing List)
- Konşimento (BL – Master ve/veya House)
- Navlun Faturası (freight invoice, CIF/CFR’de özellikle)
- Menşe kanıtı (üretilen ülkeler, menşe beyanı)
- Sözleşme/Proforma (gerektikçe)
5.2. Alan eşleştirme tablosu (kopyala-yapıştır)
| Alan | Kaynak Belge | Doğrulama Notu |
|---|---|---|
| Shipper (Gönderici) | Fatura / BL | Ünvan, adres aynı yazımla girilmeli |
| Consignee (Alıcı) | Fatura / BL | Ünvan, vergi/id bilgisi (varsa) |
| Notify | BL | Consignee ile aynı/ farklı olabilir |
| Mal Tanımı | Fatura / PL | Teknik isim + ticari isim uyumu |
| HS (GTİP) | Fatura | BL’deki mal tanımıyla mantıksal uyum |
| Miktar/Birim | Fatura / PL | Adet, set, kg vb. |
| Net/Brüt Ağırlık | PL | Konteyner ağırlığı hariç/ dâhil senaryolar |
| Ölçüler / m³ | PL | LCL’de kritik |
| Paket Tipi / Sayısı | PL | Koli/Palet/Kasa |
| Konteyner No / Tipi | BL | FCL’de zorunlu |
| Navlun Türü | Navlun Faturası | Prepaid/Collect tutarlılığı |
| Yükleme/Boşaltma Limanları | BL | POL/POD doğru yazım |
| Transit/Transshipment | BL | Aktarma limanı ve ETA/ETD |
| Incoterm | Fatura | FOB/CFR/CIF vb. |
| BL No / Tarih | BL | House vs Master uyumluluğu |
BÖLÜM 6 — Akış Adımları: Pre-Validation → Validation → Release
- Veri toplama & ön kontrol: Fatura/PL ve (varsa) navlun faturası alınır. BL taslağı hazırsa erken alın.
- Pre-validation (taslak kayıt): Alanlar doldurulur, sistem içi risk kontrollleri ve eksik alan uyarıları görülür.
- Validation (onay/ücret): Bilgiler doğrulanır, ücretlendirme yapılır; belge ECTN numarası üretir.
- Release (nihai): Onaylı ECTN numarası ilgili BL/manifesto ile eşleştirilir.
- Amendment (revizyon): BL değişirse, miktar/HS/Consignee/Container gibi alanlar revize edilir (ek ücret çıkabilir).
Önemli: Birçok ret, “pre-validation’da görülmesi gereken uyarıların gözden kaçması” nedeniyle validation aşamasında çıkar.
BÖLÜM 7 — BL Tipleri: Master vs House, Konsolidasyon, Aktarma
- Master BL (MBL): Armatör tarafından kesilir; gemi ve konteyner bilgileri MBL’de kesinleşir.
- House BL (HBL): Forwarder keser; LCL/konsolidasyonlarda sık görülür.
- Konsolidasyon: Birden çok HBL, tek MBL altında toplanır.
- Aktarma (Transshipment): Arada bir/çok limanda gemi değişir; ETA/ETD güncellemeleri ECTN’de revizyon ihtiyacı doğurabilir.
Uygulama ipuçları:
- ECTN uygulaması, nihai POD = Djibouti olacak gönderiyi hedefler. HBL/MBL’de POD paylaşımları doğru yazılmalı.
- Konsolide yükte HBL verileri mal tanımı ve miktar açısından ana referans olabilir; MBL ile tutum ve konteyner kimliği eşleşir.
BÖLÜM 8 — Zamanlama ve SLA
- Rezervasyon anı: Forwarder seçildikten hemen sonra fatura/PL taslakları paylaşılmalı.
- Yükleme öncesi 48–72 saat: Pre-validation bitmiş, eksikler listelenmiş olsun.
- Yükleme günü/ertesi: BL draft geldiğinde validation yapılır, ECTN numarası alınır.
- ETA öncesi 3–5 gün: Aktarma/ETA değiştiyse amendment kontrolü yapılır.
- Varış: ECTN numarasının manifestoda ve ithalatçının dosyasında göründüğünden emin olun.
SLA önerisi (iç ekip):
- Belgelerin ilk kontrolü: 24 saat
- Pre-validation: 24–48 saat
- Validation: BL draft sonrası aynı gün
- Amendment: Bildirimden itibaren 24 saat
BÖLÜM 9 — Ücret Kalemleri (Genel Çerçeve)
- Temel kayıt ücreti (base fee)
- Validation ücreti (gerekliyse)
- Amendment ücreti (değişiklik başına)
- İptal (void) ücreti (sistemden bağımsız operasyon maliyetleri doğabilir)
Not: Ücretler; yük türü, konteyner adedi, BL sayısı ve zamanlamaya göre değişebilir. Kesin fiyat için iç operasyondan sabit bir “teklif şablonu” ile çalışın (aşağıda veriyorum).
BÖLÜM 10 — En Sık 15 Hata ve Çözüm Rehberi
- Consignee adı/ünvanı farklı yazım → Faturadaki ile birebir yazım kullanın (noktalama dahil).
- HS kodu ile mal tanımı çelişkili → HS’yi gümrük müşavirinizle teyit edin; teknik isim + ticari isim ikilisini birlikte yazın.
- Net/Brüt karışıklığı → PL’deki değerleri esas alın; konteyner ağırlığını brüte katmayın.
- Paket tipi/sayısı eksik → Koli/Palet/Kasa vb. netleştirin; LCL’de olmazsa olmaz.
- Incoterm atlanmış → Fatura üzerine Incoterm (FOB/CFR/CIF…) ve yer yazın.
- Navlun türü tutarsız (Prepaid/Collect) → Navlun faturası ile BL beyanı aynı olmalı.
- MBL/HBL POD uyuşmuyor → Nihai liman Djibouti mi? Ara aktarmalar HBL/MBL’de tutarlı mı?
- Container no/tipi eksik → FCL’de zorunlu; breakbulk’ta ekipman bilgisiyle ikame.
- ETA/ETD değişti ama revize edilmedi → Amendment sürecini işletin.
- Fatura/PL revize oldu → ECTN validation sonrası doküman değişimi ret doğurabilir; önceden bildirin.
- Menşe beyanı eksik/çelişkili → Menşe beyanı ve üretici bilgisi uyumlu olsun.
- Yük tanımı çok genel → “Goods” yerine teknik ve ticari isim birlikte.
- Forwarder değişimi → Numara transferi veya kayıt kapama prosedürü isteyebilir.
- Breakbulk ölçü/boyut tutarsız → PL’de ölçü ve m³ değerlerini netleştirin.
- Yetkilendirme eksik → İthalatçı vekalet/temsil bilgisi gerektiğinde hazır bulunsun.
BÖLÜM 11 — Gümrük/Doğrulama Tarafı
ECTN numarası ve QR (varsa) ilgili mercide görünür; BL/manifesto ile eşleştirme yapılır. Eşleşmeyen alanlar (Consignee, HS, miktar, konteyner) duruma alınabilir. Bu nedenle manifesto kapanmadan önce ECTN numarasının doğru işlendiğini forwarder/acenteyle teyit edin.
BÖLÜM 12 — Sektör Senaryoları
12.1. FOB
- Alıcı navlunu üstlenir; ECTN’yi çoğu zaman alıcı taraf açar.
- Satıcı yine de veri akışını hızlandırmalı; PL/fatura, HS ve menşeyi erken vermeli.
12.2. CFR / CIF
- Satıcı navlunu (ve CIF’te sigortayı) üstlenir; ECTN takibi satıcı/forwarder tarafında kalır.
- Sözleşmeye “ECTN responsibility: Seller” ibaresi konursa sürtünme azalır.
12.3. Proje Kargo / Breakbulk
- Boyut/ağırlık ve ambalaj tipi kritik; ölçüler ve m³ sahada doğrulanmadan kayıt açmayın.
- BL’ye “cargo description” detay girin; ECTN’de kopyasını kullanmak kolaylaşır.
12.4. LCL (Parsiyel)
- HBL’de mal tanımı/miktar detaylıdır; MBL ile konteyner kimliği eşleşir.
- Konsolidatör ile zamanlama (cut-off) planını yazılı alın.